Методична рекомендація на тему:«Порядок розробки індивідуальної інструкції з діловодства»

ЗМІСТ:

1. Поняття Інструкції з діловодства

2. Основні положення Інструкції з діловодства

3. Розділи Інструкції з діловодства

4. Порядок розробки інструкції з діловодства

 

 1. Поняття Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства – це основний нормативно-методичний документ, що визначає та встановлює єдиний порядок створення документів і роботи з ними на підприємстві, в установі, організації чи іншому суб’єкті господарювання. Інструкція складається з розділів, які, у свою чергу, можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти. Текст викладається від третьої особи.

Інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу  фіксації  та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Порядок організації електронного документообігу із застосуванням   електронного цифрового підпису,  роботи з електронними документами   в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

Установи організовують  діловодство  на  підставі  власних інструкцій   з   діловодства, що розробляються на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації  в  установі  повинні  відповідати  вимогам  інструкції установи. Відповідальність за організацію діловодства в установах несуть їх керівники.

Організація діловодства в установах покладається на їх структурні підрозділи (департаменти, управління, відділи, сектори) діловодства  (документаційного  забезпечення),  загальні  відділи, канцелярії тощо.

Основним завданням служби діловодства є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем,   методичне   керівництво і контроль за  дотриманням установленого  порядку  роботи з документами в структурних підрозділах установи.

Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

а) розробляє інструкцію установи з діловодства  та  номенклатуру справ установи;

б) здійснює реєстрацію та веде облік документів;

в) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до  передачі  до  архівного  підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву установи;

г) забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкцій установ, регламентів та національних стандартів;

д) вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в установі  та  на  підприємствах,  в  установах,  організаціях,  що належать до сфери її управління;

е) проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах установи, а  також  на  підприємствах,  в  установах, організаціях, що належать до сфери її управління;

ж) бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;

з) здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;

і) забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

й) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

к) організовує збереження документаційного  фонду  установи  та користування ним;

л) ініціює та бере участь в організації підвищення  кваліфікації працівників установи з питань діловодства;

м) засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи.

На служби діловодства центральних органів виконавчої влади покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних)  номенклатур  справ  для  однорідних   за   характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх  управління,  відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням  строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у  сфері архівної справи  і діловодства.

 

2. Основні положення Інструкції з діловодства

Важливість розробки інструкції з діловодства полягає в тому, що вонарегламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти.

Практично інструкція закріплює систему діловодства, яка склалася в тій чи іншій конкретній організації.

Інструкції складаються в кожному закладі з урахуванням специфіки його роботи. Основою для їх складання служать Типові інструкції, а також діючі державні нормативно-методичні документи.

Інструкція з діловодства складається з кількох розділів. Структура тексту цього документа мас бути такою:

1. Загальні положення;

2. Документування управлінської діяльності:

- підготовка й оформлення документів;

- особливості підготовки й оформлення окремих видів документів;

- вимоги до бланків документів та їх облік;

- порядок друкування і розмножування документів;

3. Організація документообігу

- приймання і попередній розгляд документів;

- порядок реєстрації документів;

- порядок організації обліково-довідкових картотек;

- порядок направлення документів на виконання;

- організація контролю за виконанням документів;

- порядок відправлення вихідних документів;

4. Забезпечення збереженості документів

- складання номенклатури справ;

- вимоги щодо формування справ;

- організація оперативного зберігання документів у структурних підрозділах;

- підготовка справ до архівного зберігання.

У розділі "Загальні положення" обов'язково зазначається: інструкцією з діловодства встановлено єдину систему діловодства в установі, всі її працівники повинні дотримуватися положень цього документа. В окремому пункті називаються нормативні документи, на підставі яких складено інструкцію. У першому розділі також зазначають, на кого покладено керівництво діловодством в установі загалом і в структурних підрозділах, зокрема, викладають загальні принципи організації діловодства в установі, маршрути руху документів, у тому числі характеризують технологічні процеси автоматизації документообігу.

Підрозділи інструкції з діловодства, що стосуються опрацювання документів, складають з урахуванням технології, прийнятої в установі – традиційної чи автоматизованої. Необхідно визначити: хто відповідає за роботу з документами на кожному етапі документообігу, які операції здійснюють з документами, чи взаємопов'язані вони між собою і наскільки необхідні. Для наочності доцільно використовувати графічні методи фіксування руху документів: маршрутні схеми, документограми, оперограми.

Останній розділ інструкції з діловодства присвячено правилам зберігання документів у поточному діловодстві та їх підготовки до подальшого зберігання. Виконані документи, роботу з якими завершено, мають бути збережені в систематизованому вигляді. Питання систематизації документів та визначення строків їх зберігання вирішуються в установі за допомогою номенклатури справ.

Для наочності та якнайкращого засвоєння положень інструкції з діловодства слід скласти додатки, до яких обов'язково включити:

а) зразки оформлення найпоширеніших видів документів (наказу, розпорядження, протоколу, акта, договору, доповідної записки тощо);

б) зразки форм (реєстраційної картки, номенклатури справ, аркуша-засвідчувача справи, описів справ, обкладинки справи, акта про вилучення для знищення документів;

в) переліки документів: що не підлягають реєстрації; підлягають візуванню, затвердженню, контролю; документів, на яких проставляється гербова або основна печатка установи тощо.

Правила підготовки та оформлення документів можуть бути виокремлені як самостійний документ, у якому більш детально, з великою кількістю типових форм і прикладів, описуються процеси підготовчої роботи з документами. У такому разі в установі діятимуть два нормативно-методичних документи – правила підготовки та оформлення документів та інструкція з діловодства, в якій буде регламентовано виключно порядок роботи з документами.

Якщо в установі не встановлено жодних правил щодо роботи з документами, то спочатку може бути розроблений невеликий за обсягом документ, що висвітлює основні, принципові положення. Його зазвичай називають тимчасовою інструкцією з діловодства, яку також затверджує керівник установи, зобов'язуючи всіх працівників дотримуватись її норм. У подальшому з урахуванням зауважень, доповнень, уточнень, які виникнуть у процесі впровадження тимчасової інструкції з діловодства, на її основі може бути підготовлена постійна інструкція з діловодства.

 

3. Розділи Інструкції з діловодства

У першому розділі інструкції з діловодства завжди викладають загальні положення. Він так і називається «Загальні положення».

У ньому обов’язково зазначають, що цією інструкцією встановлено єдину систему діловодства на підприємстві і дотримуватися її положень повинні всі працівники підприємства. Крім того, у першому розділі:

– перелічують усі загальнодержавні нормативно-правові акти, стандарти та методичні документи, а також внутрішні нормативні документи, на підставі яких складено інструкцію;

– визначають, на кого покладено відповідальність за організацію діловодства на підприємстві в цілому та у структурних підрозділах зокрема;

– викладають загальні принципи побудови документообігу на підприємстві.

Другий розділ зазвичай називається «Документування управлінської діяльності».

Цей розділ поділяють на декілька підрозділів, у який викладають:

– загальні вимоги до створення службових документів на підприємстві;

– вимоги до виготовлення і застосування бланків документів;

– особливості складання найпоширеніших на підприємстві документів (наказів, розпоряджень, договорів, актів, протоколів, довідок, листів тощо);

– вимоги до організації проведення, зокрема протоколювання, службових нарад, засідань колегіальних і дорадчих органів підприємства.

Третій розділ «Організація документообігу» доцільно поділити на два:

– у першому підрозділі описати технологічні процеси і операції з опрацювання і виконання вхідних документів;

– у другому – з підготовки та опрацювання внутрішніх і вихідних документів.

В останньому розділі «Забезпечення збереженості документів» інструкції з діловодства висвітлюються питання зберігання документів у поточному діловодстві та підготовки їх для передання до архівного підрозділу підприємства. Усі виконані у діловодстві документи мають бити збережені у систематизованому вигляді. Систематизація різних видів документів і визначення строків їх зберігання на підприємстві здійснюються згідно з номенклатурою справ. Тому питанням складання номенклатури справ слід приділити окрему увагу в одному з підрозділів останнього розділу. Також в цьому розділі необхідно передбачити підрозділи, присвячені формуванню справ на підприємстві, організації оперативного зберігання документів і справ у структурних підрозділах, підготовці справ до архівного зберігання.

 

4. Порядок розробки інструкції з діловодства

 Розроблення інструкції з діловодства на великому підприємстві є однією з функцій служби діловодства, на середньому та малому – секретаря.

Основним призначенням індивідуальної інструкції з діловодства є встановлення на підприємстві єдиного порядку роботи з документами з моменту їх створення чи надходження до відправлення або передання на архівне зберігання.

Підготовлену належним чином і погоджену з усіма відповідними структурними підрозділами інструкцію затверджує керівник підприємства. При цьому слід зауважити, що цей документ призначається не лише для організації роботи служби діловодства чи секретаря, а для всіх працівників підприємства, які повинні мати чітке уявлення про технологію роботи зі службовими документами. Саме тому затверджена інструкція з діловодства має бути в кожному структурному підрозділі підприємства.

В індивідуальній інструкції мають бути відображені всі особливості організації діловодства на підприємстві, а саме:

а) структура служби діловодства;

б) склад посад працівників, що здійснюють діловодне обслуговування;

в) склад документів, що створюються на підприємстві;

г) ступінь комп’ютеризації діловодних операцій (здійснення окремих операцій за допомогою комп’ютера або застосування комплексної системи автоматизації діловодства та документообігу);

д) наявність архіву в традиційній та електронній формі тощо.

Спираючись на загальнодержавні стандарти, нормативні та методичні документи, під час підготовки інструкції з діловодства слід ураховувати й внутрішні нормативні документи підприємства (статут, положення, регламенти, посадові інструкції), в яких визначено статус підприємства, компетенцію його керівництва і право видавати ті чи інші управлінські документи.

В індивідуальній інструкції з діловодства слід детально зазначити правила:

1) документування управлінської діяльності підприємства (складання та оформлення основних видів управлінських документів);

2) документообігу (рух документів на підприємстві з часу їх створення чи отримання до виконання або відправлення за призначенням);

3) зберігання документів у поточному діловодстві (систематизація виконаних документів, формування документів у справи, забезпечення збереженості справ, підготовка справ до передання на архівне зберігання).

Індивідуальну інструкцію з діловодства затверджує керівник підприємства шляхом видання наказу з основної діяльності, в якому має бути вказана дата набуття чинності цієї інструкції, визначена посадова особа, відповідальна за впровадження інструкції, за необхідності зазначені інші заходи, які мають бути здійснені службою діловодства та/чи іншими структурними підрозділами, пов’язані з впровадженням інструкції. Після затвердження інструкції з діловодства рекомендується провести заняття з її опанування для працівників підприємства.

Індивідуальну інструкцію з діловодства затверджує керівник підприємства шляхом видання наказу з основної діяльності, в якому має бути вказана дата набуття чинності цієї інструкції, визначена посадова особа, відповідальна за впровадження інструкції, за необхідності зазначені інші заходи, які мають бути здійснені службою діловодства та/чи іншими структурними підрозділами, пов’язані з впровадженням інструкції. Після затвердження інструкції з діловодства рекомендується провести заняття з її опанування для працівників підприємства.

Зміни і доповнення вносяться до інструкції з діловодства у разі внесення відповідних змін до загальнодержавних нормативно-правових актів і стандартів, що регламентують порядок роботи з документами та/чи встановлюють вимоги до оформлення документів, а також у разі зміни технології роботи з документами на підприємстві, наприклад при впровадженні електронного документообігу. Безпосередньо такі зміни вносяться до інструкції шляхом видання керівником підприємства розпорядчого документа. Якщо є необхідність переробити інструкцію з діловодства більш ніж на 20 відсотків, працівник служби діловодства або секретар має підготувати і подати на затвердження керівникові підприємства нову редакцію інструкції.

Також слід зазначити, що затвердження нової інструкції з діловодства забезпечить послідовність і неухильність дотримання вимог нормативно-правового регулювання у сфері діловодства, дасть змогу уніфікувати процеси документування управлінської діяльності та підвищити ефективність і результативність прийняття управлінських рішень на переважній більшості підприємств, установ і організацій України.

 

Список використаної літератури:

  1. Конституція України // Відомості Верховної Ради України. –  1996. –  № 30. – Ст. 141.
  2. Закон України «Про державну службу» // Відомості Верховної Ради України. –  1993. –  № 52. – Ст. 490.
  3. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,   місцевих органах виконавчої влади» від 30 листопада 2011 року № 1242.
  4. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації» від 26 листопада 2008 року № 1040.
  5. Положення «Про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні управління юстиції» затверджений наказом Міністерства Юстиції України  // Офіційний вісник України. – 2011. –  № 49. – Ст. 1984.

 

 

Перейти до спискуВерсiя для друку