Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, які складені та мають юридичну силу на території України, можуть бути використані на території іншої держави після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), яка була підписана в Гаазі (Королівство Нідерланди) в 1961 році.

Станом на сьогоднішній день її дія поширюється на 112 держав-учасниць.

Для України Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року відповідно до прийнятого 10 січня 2002 року Верховною Радою України Закону України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів”.

Конвенція застосовується у відносинах з державами - учасницями, що не висловили заперечень проти приєднання України. Свого часу заперечення висловлювали Королівство Бельгія та Федеративна Республіка Німеччина, однак відповідно у 2004 та 2010 роках вони були відкликані.

Слід зауважити, що деякі міжнародні договори України відміняють потребу будь-якого додаткового засвідчення офіційних документів, що подаються в установи держав учасниць такого Договору у зв’язку з розглядом цивільних та кримінальних справ.

Документи, які представляються на території з однієї з держав - учасниць Конвенції, звільняються від консульської легалізації як формальної процедури, що вимагала обов’язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі держави, на території якої документ має бути представлений.

Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні Конвенції, є проставлення апостиля компетентним органом України для представлення на території держав-учасниць Конвенції. Апостиль засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5, та Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за№ 1419/27864.

Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:

- прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України);

-  розгляд документів, поданих для проставлення апостиля (Міністерство юстиції України);

-  проставлення апостиля, відмова у його проставленні (Міністерство юстиції України);

- видача документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України).

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України

Статтею 5 Конвенції передбачено, що апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа.

Згідно з пунктом 6 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених спільним наказом Міністерства закордонних справ, Міністерства освіти і науки, Міністерства юстиції від 05.12.2003 № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції 12.12.2003 за № 1151/8472, для проставлення апостиля необхідно подати: оригінал документа, на якому проставляється апостиль, документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

-  текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

-   документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

-   у документі є незастережені виправлення або дописки;

-   до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

-  компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, також не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

 Відповідно до наказу Міністерства юстиції від 18.12.2003 № 161/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 19.12.2003 за № 1197/8518, плата за проставлення апостиля для громадян України, іноземців та осіб без громадянства встановлена в розмірі 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.); для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн.).

Плата справляється до проставлення апостиля, шляхом перерахування до загального фонду державного бюджету.

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ї і 2-ї груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Термін розгляду документів. Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів.